Mengelola usaha kecil bukan hanya soal mendapatkan banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan. Salah satu hal yang tidak kalah penting adalah mengatur keuangan usaha dengan baik.
Banyak usaha kecil memiliki penjualan yang cukup ramai, tetapi pemiliknya kesulitan mengetahui berapa keuntungan sebenarnya. Salah satu penyebabnya adalah uang usaha dan uang pribadi masih tercampur.
Dengan pengelolaan keuangan yang lebih teratur, pemilik usaha dapat mengetahui pemasukan, pengeluaran, keuntungan, serta kondisi bisnis dengan lebih jelas.
Mengapa Keuangan Usaha Perlu Diatur?
Keuangan merupakan bagian penting dalam operasional bisnis.
Tanpa pencatatan yang rapi, pemilik usaha bisa kesulitan menjawab beberapa pertanyaan sederhana seperti:
- Berapa omzet bulan ini?
- Berapa total pengeluaran?
- Berapa keuntungan yang diperoleh?
- Produk mana yang paling banyak terjual?
- Berapa uang yang masih tersedia untuk operasional?
- Apakah bisnis sedang berkembang atau justru mengalami penurunan?
Pencatatan keuangan membantu memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi usaha.
1. Pisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha
Langkah pertama dalam mengatur keuangan usaha adalah memisahkan uang pribadi dengan uang bisnis.
Kesalahan yang cukup sering terjadi pada usaha kecil adalah menggunakan uang hasil penjualan untuk kebutuhan pribadi tanpa mencatatnya.
Sebaiknya, buat tempat penyimpanan atau rekening khusus untuk uang usaha.
Dengan begitu, arus uang bisnis menjadi lebih mudah dipantau.
2. Catat Semua Pemasukan
Setiap uang yang masuk ke bisnis sebaiknya dicatat.
Pemasukan dapat berasal dari:
- Penjualan produk
- Penjualan jasa
- Pembayaran pelanggan
- Pendapatan tambahan
- Sumber pendapatan lain yang berkaitan dengan bisnis
Jangan mengandalkan ingatan karena transaksi yang terjadi setiap hari dapat membuat pencatatan menjadi sulit.
3. Catat Semua Pengeluaran
Selain pemasukan, pengeluaran juga harus dicatat.
Contohnya:
- Pembelian stok
- Biaya listrik
- Internet
- Sewa tempat
- Transportasi
- Biaya kemasan
- Gaji atau upah
- Biaya pemasaran
- Biaya operasional lainnya
Pengeluaran kecil yang sering dianggap tidak penting tetap perlu dicatat karena jika dikumpulkan jumlahnya bisa cukup besar.
4. Tentukan Modal Usaha
Pemilik usaha perlu mengetahui berapa modal yang digunakan untuk menjalankan bisnis.
Modal bisa berasal dari tabungan pribadi, investasi, maupun sumber pendanaan lainnya.
Dengan mengetahui modal, pemilik usaha dapat lebih mudah mengevaluasi apakah bisnis sudah menghasilkan keuntungan atau masih dalam tahap mengembalikan modal.
5. Hitung Omzet dan Keuntungan
Omzet dan keuntungan bukanlah hal yang sama.
Omzet adalah total nilai penjualan yang diperoleh dalam periode tertentu.
Sedangkan keuntungan merupakan hasil yang tersisa setelah biaya-biaya yang berkaitan dengan bisnis diperhitungkan.
Contoh sederhana:
Jika total penjualan dalam satu bulan adalah Rp10.000.000 dan total biaya usaha Rp7.000.000, maka selisihnya adalah Rp3.000.000.
Namun, dalam praktiknya, perhitungan keuntungan perlu memperhatikan seluruh biaya yang relevan.
6. Buat Anggaran Bulanan
Membuat anggaran dapat membantu pemilik usaha mengontrol pengeluaran.
Buat daftar kebutuhan yang harus dibayar setiap bulan, misalnya:
Kebutuhan Anggaran Stok barang Sesuaikan Operasional Sesuaikan Pemasaran Sesuaikan Transportasi Sesuaikan Gaji/upah Sesuaikan Dana cadangan Sesuaikan
Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing bisnis.
7. Sediakan Dana Cadangan
Bisnis tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Ada kemungkinan terjadi penurunan penjualan, kerusakan peralatan, kenaikan harga bahan, atau kebutuhan mendadak lainnya.
Karena itu, jika kondisi keuangan memungkinkan, sisihkan sebagian dana bisnis sebagai cadangan.
Dana tersebut dapat membantu bisnis menghadapi pengeluaran tidak terduga.
8. Kelola Stok dengan Baik
Stok barang juga berhubungan langsung dengan keuangan.
Terlalu banyak stok dapat membuat modal tertahan. Sebaliknya, stok yang terlalu sedikit dapat membuat pelanggan tidak mendapatkan produk yang mereka cari.
Pemilik usaha sebaiknya memantau produk yang paling cepat terjual dan menyesuaikan pembelian stok berdasarkan kebutuhan.
Untuk membantu pencatatan transaksi dan stok, penggunaan aplikasi kasir untuk UMKM dapat menjadi salah satu pilihan.
9. Gunakan Aplikasi Pembukuan
Jika jumlah transaksi sudah mulai banyak, pencatatan manual dapat menjadi kurang praktis.
Aplikasi pembukuan dapat membantu mencatat:
- Pemasukan
- Pengeluaran
- Utang
- Piutang
- Penjualan
- Stok
- Laporan keuangan
Tidak semua bisnis membutuhkan aplikasi dengan fitur kompleks. Pilih aplikasi berdasarkan kebutuhan dan skala usaha.
10. Evaluasi Keuangan Secara Berkala
Mencatat transaksi saja belum cukup.
Pemilik usaha juga perlu melakukan evaluasi secara berkala.
Misalnya, setiap akhir bulan periksa:
- Total omzet
- Total pengeluaran
- Keuntungan
- Produk yang paling laku
- Pengeluaran terbesar
- Kondisi kas
- Utang dan piutang
Dari data tersebut, pemilik usaha dapat melihat bagian mana yang perlu diperbaiki.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Mengatur Keuangan Usaha
Beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari antara lain:
Mencampur uang pribadi dan uang bisnis
Hal ini membuat kondisi keuangan usaha sulit diketahui secara akurat.
Tidak mencatat transaksi kecil
Pengeluaran kecil yang terus terjadi dapat memberikan pengaruh terhadap keuangan jika tidak dikontrol.
Menganggap omzet sebagai keuntungan
Omzet merupakan total penjualan, bukan otomatis jumlah uang yang menjadi keuntungan.
Tidak membuat dana cadangan
Tanpa cadangan, pengeluaran mendadak dapat mengganggu operasional bisnis.
Tidak melakukan evaluasi
Data keuangan akan lebih berguna jika digunakan untuk mengevaluasi kondisi usaha secara rutin.
Cara Sederhana Mengatur Keuangan Usaha Setiap Hari
Jika baru mulai menjalankan bisnis, tidak perlu langsung menggunakan sistem yang rumit.
Cukup lakukan beberapa kebiasaan berikut:
Pagi:
Periksa saldo dan kebutuhan operasional hari itu.
Saat transaksi:
Catat setiap pemasukan dan pengeluaran.
Sore atau malam:
Periksa kembali transaksi yang terjadi.
Akhir minggu:
Hitung total pemasukan dan pengeluaran.
Akhir bulan:
Evaluasi omzet, biaya, keuntungan, stok, dan kondisi kas.
Kebiasaan sederhana tersebut dapat membantu membangun sistem keuangan bisnis yang lebih teratur.
Kesimpulan
Cara mengatur keuangan usaha kecil sebenarnya dapat dimulai dari langkah sederhana.
Pisahkan uang pribadi dan uang bisnis, catat semua pemasukan serta pengeluaran, buat anggaran, kelola stok, siapkan dana cadangan, dan lakukan evaluasi secara rutin.
Jika transaksi sudah semakin banyak, gunakan aplikasi kasir atau aplikasi pembukuan untuk membantu proses pencatatan.
Yang paling penting bukan seberapa rumit sistem yang digunakan, tetapi konsistensi dalam mencatat dan mengevaluasi keuangan bisnis.
Dengan pencatatan yang lebih rapi, pemilik usaha dapat memiliki informasi yang lebih jelas sebagai dasar dalam mengelola bisnis.
FAQ
Bagaimana cara mengatur keuangan usaha kecil?
Mulailah dengan memisahkan uang pribadi dan bisnis, mencatat pemasukan serta pengeluaran, membuat anggaran, dan melakukan evaluasi secara rutin.
Apakah uang pribadi boleh digunakan untuk usaha?
Boleh, tetapi sebaiknya dicatat sebagai tambahan modal agar kondisi keuangan bisnis tetap jelas.
Apakah omzet sama dengan keuntungan?
Tidak. Omzet adalah total penjualan, sedangkan keuntungan merupakan hasil setelah biaya bisnis diperhitungkan.
Apakah UMKM perlu menggunakan aplikasi pembukuan?
Tidak selalu. Namun, aplikasi pembukuan dapat membantu ketika jumlah transaksi sudah cukup banyak dan pencatatan manual mulai sulit dilakukan.
Kapan keuangan usaha harus dievaluasi?
Evaluasi sederhana dapat dilakukan setiap minggu, sedangkan evaluasi yang lebih lengkap dapat dilakukan setiap akhir bulan.
